Schritt für Schritt zum Erfolg
Von der Analyse, über die Umsetzung bis zur Nachbearbeitung bietet Viva Management GmbH in allen Projektphasen sämtliche Dienstleistungen für eine effiziente Zielerreichung der Kundenprojekte an. Nachstehende Übersicht gibt Ihnen einen Einblick in unser Phasenkonzept:
Phase I: Analyse & Konzeption
- Erfassung der Kundenbedürfnisse und Organisationsziele
- Unterstützung der strategischen Projektplanung und der Eventkonzeption unter Adaption veranstaltungsspezifischer Faktoren
- Erstellung des Produktionsplanes und Zeitplan
- Expertise geeigneter Lokalitäten, Standorte und Servicepartner (Lokalität, Unterkunft, Technik, Catering etc.)
- Aufbau und Administration der Kommunikations- und Informationsaustauschplattformen strategischer Gremien
- PR- und Kommunikationskonzeption inkl. Massnahmenkatalog
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Phase II: Umsetzung
- Programmadministration (Handling Referenten, Künstler & VIPs; Abstract-Management)
- Teilnehmer- und Besucher-Management (Anmeldung, Ticketing, Inkasso)
- Führung des Veranstaltungssekretariats als zentrale Informations- und Administrationseinheit
- Organisation und Koordination der Veranstaltungslogistik (Technik, Catering, Kommunikation)
- Erstellung und Koordination der Webseite & Drucksachen (Announcements, Programmheft, Abstract Book etc.)
- Erstellung veranstaltungsspezifischer Floordesigns (z. B. VIP-Lounge, Internet Corner)
- Erstellung des Sicherheitskonzeptes
- Handling des Hotelkontingents
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Phase III: Produktionsleitung
- Auf- und Abbaukoordination
- Koordination der Servicepartner & Aussteller
- Koordination und Umsetzung des Sicherheitskonzeptes
- Koordination der Rahmenprogramme (Social & Networking Events)
- Koordination des Programm- und Show-Ablaufs
- Koordination der Bühnen- & Präsentationstechnik
- Referenten- & Künstlerbetreuung Teilnehmer- und Besucher-Management
- Anmeldung, Ticketing, Inkasso, Information Desk
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Phase IV: Nachbearbeitung
- Teilnehmer-/ Besucherevaluation
- Debriefing der Servicepartner
- Finanzieller Abschluss
- Schlussbericht
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